Zgłaszanie biwaków
Po co zgłaszamy biwaki?
- Aby organizator (Okręg Mazowiecki) wiedział o takim biwaku,
- Aby uczestnicy biwaku byli ubezpieczeni,
- Aby rozliczyć składki programowe (nie możemy zbierać składek na biwak w innej formie).
Rozliczanie biwaków
Uwaga! poniższe informacje dotyczą tylko małych biwaków (do 50 uczestników). Większe biwaki rozlicza się w Okręgu, w inny sposób – instrukcję otrzymasz mailem po zgłoszeniu biwaku.
Biwaki rozliczamy w ramach dokumentacji śródrocznej jednostki w systemie ZIHER. Zarówno wpływy (składki programowe) jak i wydatki w ramach biwaku wpisujemy w kategorii “Biwaki”:
Wpływy:
Wydatki:
Saldo końcowe w kategorii Biwaki musi zostać rozliczone do 0!
Można to zrobić na trzy sposoby:
• Wydając całe pieniądze na cele biwakowe
• Zwracając rodzicom saldo, które zostało po biwaku
• Zostawiając pieniądze na podstawie zgody rodziców – (najlepiej poprosić o nią przed biwakiem) – w takiej sytuacji pieniądze przechodzą w darowiznę, więc zmieniamy tytuł wpłat („składka programowa biwak + darowizna na cele statutowe”) oraz kategorię wpłat (wpływy rozdzielamy między kat. „Biwaki” a „Darowizny – inne”)
Arkusz rozliczenia biwaku
Dodatkowo najpóźniej 2 tygodnie po zakończeniu biwaku należy wypełnić i przesłać na adres obwod.zachod@zhr.pl arkusz rozliczenia biwaku
W arkuszu rozliczenia sumy wpływów i wydatków muszą się zerować! Jeśli mamy faktury na większą kwotę, należy wybrać 1 fakturę, którą częściowo opłacamy z pozostałych (nie biwakowych) środków jednostki. Z tyłu takiej faktury piszemy formułkę „Opłacono ze środków biwaku w kwocie …. zł” oraz księgujemy w ZiHERze w odpowiednich kategoriach.